ПРОЦЕС НАПИСАННЯ ПРОЄКТУ. ПІДГОТОВКА.

         Написання проєкту на одержання гранту - це тривалий процес (особливо для тих, хто займається цим вперше) та можливість по-новому подивитись на Вашу організацію, її цілі та задачі. Процес написання заявки починається з вивчення власних можливостей. Перед написанням заявки, Ви повинні задати собі та знайти відповіді на три запитання:Хто скористається результатами виконання Вашого проєкту? Чи сприятиме виконання цього проєкту подальшому розвитку Вашої організації? Чи вистачить у Вас сил, часу та бажання на написання та виконання проєкту? Якщо після щирих відповідей на поставлені запитання, Ви вирішили продовжити розпочату роботу, то наступним кроком буде пошук фонду, який профінансує Ваш проєкт. Проведення підготовчої роботи

1. Оцінка потреб

Вдалими бувають проєкти, розроблені на основі належного розуміння певних засад їх створення. Успіх проєкту рідко є наслідком щасливого випадку чи долі. Майже завжди, успіх проєкту буває пов'язаний з належним плануванням і відповідним розумінням засад його створення. Зверніть увагу на наступні приклади проблем, що є найбільш характерними для проєктів розвитку:

-                     Проєкт, що мав на меті підвищення добробуту жінок шляхом їх навчання, виготовлення ручних виробів, обернувся збитками, бо жінки одержали за готові вироби менше, ніж заплатили за сировину. Розробник проєкту, що ніколи не жив у сільській місцевості, вважав, що жінки обізнані з головними чинниками ціноутворення.

-           Проєкт, спрямований на підвищення обізнаності матерів стосовно проблем дитячого здоров'я та харчування мав наслідком низький рівень відвідування та майже ніяк не вплинув на покращення стану здоров'я дітей. Матері, коли їх спитали, відповіли розробнику проєкту, що їх справді цікавили проблеми здоров'я їх дітей. Однак, вони не зауважили, що в них було обмаль часу, або вони віддали б перевагу проєктові, що надав би їм можливість заробити гроші. Розробник проєкту не ставив специфічних запитань, щоб з'ясувати ці потреби.

-            Проєкт по наданню послуг людям похилого віку виявився невдалим, бо не врахував роль сімей в яких вони проживають і забезпечуються підтримкою.

-             Проєкт для підлітків виявився невдалим, тому що не співпадав зі шкільними програмами, спрямованими на досягнення тієї ж мети. Успіх кожного з цих проєктів був обмеженим, оскільки його створення і реалізація відбувалася за відсутності розуміння розмаїття місцевих факторів, що негативно вплинуло на його досягнення. Всі вони були розроблені людьми, що мали добрі наміри, але обмежене розуміння особливостей їх розробки.

2. Збір і аналіз інформації

    Після того, як Ви досягнете розуміння загальних потреб і виберете окремі проблеми, на які буде спрямований ваш проєкт, Ви зможете зібрати більш детальну інформацію стосовно цих проблем, наявних ресурсів, та частини громади, що братиме участь у проекті. Це важливо, оскільки Вам будуть необхідні факти для подальшого планування. Вказані факти будуть видозмінюватись у відповідності зі специфікою проблем. Наприклад, якщо Ви прийняли рішення здійснити проєкт у сфері охорони здоров'я дітей, то вам буде необхідна наступна інформацію:

-               Охорона здоров'я: що є у наявності, де, скільки коштує ?

-               Вірування і культура: Що міркують люди з приводу здоров'я їх дітей ? Чи є культурологічні обмеження, що здатні вплинути на застосування практичних заходів у сфері охорони здоров'я ?

-               Знання здоров'я дитини. Що вже відомо жінкам і чоловікам ?Стан здоров'я і практика: Які головні чинники дитячих хвороб ?

Існує багато джерел інформації, придатних до використання в процесі планування проєкту. Ось перелік декотрих з найважливіших:

-  Письмові матеріали, що змальовують громаду або регіон, які надійшли від міністерств або міжнародних організацій. - Доповіді та висновки відносно проєктів у даному регіоні, які здійснювались іншими установами, включаючи державні, благодійні, а також міжнародні організації.

 - Доповіді та висновки стосовно проєктів, які вже виконані і схожі з тим, що Ви маєте реалізувати.

 - Зустрічі з громадськими лідерами, місцевими мешканцями або специфічними верствами населення.

 - Інформація з клінік, лікарень, шкіл.

 - Ваші особисті спостереження за громадою та ваші знання схожих громад.

Нижче викладені деякі елементи, що складають основу будь-якого проєкту і можуть вплинути на його успіх :

Населення - чисельність, відносини, вік, стать;

Середовище - умови, що впливають на здоров'я, погодні умови;

Інфраструктура - лікарні, школи, клініки, системи водопостачання та гігієни, шляхи;

Ресурси - матеріальні та людські ресурси, чи вони є в достатку, чи їх не вистачає;

Вірування та практика - релігійні, культурні, політичні, соціальні;

Економіка - наявність коштів, їх розподіл та джерела надходження;

Думки, ідеї та уподобання - думки громади стосовно потреб та наявних можливостей.

Якщо перший крок у процесі розробки проєкту - загальне визначення його бажаності та змісту, то, стосовно окремого населеного пункту чи випадку, вам знадобиться зібрати загальну інформацію пов'язану з:

 - загальними проблемами і потребами;

 - наявними ресурсами;

 - уподобаннями населення.

Ви не потребуватимете детальної інформації щодо кожної сфери діяльності (наприклад, сільське господарство, освіта, охорона здоров'я) чи стосовно кожної проблеми або потреби (наприклад, нестача води, погане дитяче харчування, високий рівень материнської смертності при пологах), оскільки ваш проєкт не стосуватиметься усіх цих питань. Саме перше, що потрібно визначити в проєкті – це його мета. Якщо мета недостатньо ясна, то шлях до її досягнення може протягнутися до безкінечності, а такий довгий шлях не забезпечити ніякими ресурсами. Якщо мета не може бути досягнута в принципі, то всі ресурси „підуть в пісок”. Мета проєкту має бути максимально конкретна і зрозуміла в першу чергу вам самим. Пам’ятайте, що мета вашого проєкту - вирішення конкретного завдання. Можна сказати, що реалізація проєкту – це „мікромета” організації, „сходинка” на шляху її до кінцевої мети.

Мета – детально відпрацьоване, узгоджене, лаконічне формулювання бачення майбутнього. Отримання очікуваних змін ситуації в суспільстві (в навколишньому середовищі тощо) в результаті виконання проєкту. При формулюванні цілей використовується іменник (створення заповідника в такому-то місті, проведення семінару "Сучасні методики екологічного виховання і освіти” для вчителів міських шкіл тощо).

Мета – коротке визначення того, який позитивний результат буде отримано від реалізації проєкту.

Мета будується за такою схемою:

Що зробити для досягнення мети і яким чином це зробити.

В меті повинна бути вказана проблема, яку вирішує організація (що зробити) і яким шляхом це буде зроблено (цільова група, чию проблему вирішує проект), а також повинно бути вказано за допомогою чого, або яким способом буде досягнута ця мета (яким чином це буде зроблено).

Приклади формулювання мети:

Метою проєкту є забезпечення ефективного управління соціально-економічним розвитком міста шляхом „озброєння” місцевих урядовців методикою оцінювання проєктів рішень у відношенні „витрати – користь” та залученням активної частини громади міста до спільного вирішення міських проблем.

Метою проєкту є соціальна адаптація безробітних через залучення їх до підприємницької діяльності.

При детальнішому аналізі необхідно зауважити, що термін "мета” може мати різні значення.

Нас цікавлять три наступні:

по - перше, мета — це такий стан речей, якого ми хочемо досягти; вибраний результат наших дій. Як повинна змінитися ситуація? Які наслідки хочемо отримати? Яким є бажаний результат?

по - друге, мета – це щось, до чого ми прагнемо, точка на горизонті, що визначає напрямок нашого руху;

по - третє, мета – це предмет (об’єкт) вибраних дій; те, на що ці дії направлені.

Одначе самого бачення, що ж має змінитися у тій чи іншій сфері недостатньо. Наступним кроком є формулювання списку завдань.

Завдання проєкту – це поліпшення ситуації, яку ви описали у постановці проблеми, тому завдання повинні бути максимально конкретизованими, реалістичними та досяжними, тобто – це конкретні події, які можна виміряти і без яких мета не може бути досягнутою. Це зміни, поліпшення ситуації, які відбуваються крок за кроком в міру реалізації проєкту. Необхідно визначити завдання, встановити планові кількісні та якісні показники цих змін.

Завдання – це короткі конкретні формулювання, що більш детально описують результати, які очікуються і в сукупності забезпечують досягнення мети. Потрібно відрізняти завдання проєкту від мети і методів її досягнення, так як методи – це вирішення тих питань, з допомогою яких завдання будуть виконані.

Завдання – це способи вимірювання результатів, показники, які свідчитимуть чи зробили ми те, що збиралися зробити. Завдання визначається своєю конкретністю. Якщо мета є суттю вирішення однієї із найважливіших проблем, то завдання є однією із кількох складових розв’язання цієї проблеми. Зазвичай для досягнення мети потрібно реалізувати декілька паралельних або послідовних завдань.

Формулювання завдання повинно починатися дієсловом – „здійснити”, „провести”, „впровадити”, „надати” тощо, але не „здійснювати”, „проводити”, „впроваджувати”, „надавати”. Не можна формулювати завдання словами, які описують процес, як, наприклад, "поліпшення” чого небуть... В тоні вашого опису має відчуватися впевненість – це буде зроблено.

Серед критеріїв відповідності завдань меті проєкту є:

зв’язок з проблемою;

доцільність;

відповідність місії;

зацікавленість клієнтів;

виправданість завдань;

дотримання етики;

відповідність кінцевих результатів до заявленої цілі;

кваліфікація персоналу;

підтримка у суспільстві.

Специфікація завдань – більш конкретне формулювання цілей що є орієнтованими на кінцевий результат і здійснення яких вимірюється.

Завдання приносять найбільшу користь, коли вони чітко сформульовані і прямо відповідають таким вимогам:

Мають бути чіткими, конкретним, певними і діючими: що має бути зроблено?

Вимірність – підлягають оглядовому підтвердженню.

Реалістичність – не бути надто високими але такими яких можна досягти за допомогою наявних ресурсів.

Гідність – не бути надто низькими, дрібними, безглуздими.

Адекватність – обґрунтована передача доручень системи і їх відповідність потребам громади.

Завдання повинні відповідати наступним питанням:

Якого результату бажано досягти. Яких змін у поведінці, умовах або якості ми очікуємо в результаті витрачених на програму зусиль.

На яку групу населення спрямовано завдання. Хто згідно з припущеннями, має змінитися внаслідок дії програми.

Скільки споживачів послуг згідно з нашим припущенням досягнуть бажаних результатів. Тобто, якого ступеню, або розмірів позитивного впливу на цільову групу населення ми очікуємо.

Коли ми очікуємо досягнення бажаних результатів.

Завдання проєкту полягає у викладенні конкретних заходів, без виконання яких мета проєкту не буде досягнута.

 

Звертаємо при цьому увагу на помилку, яка часто трапляється і полягає в пропуску завдань технічно - організаційних, допоміжних, що служать оцінюванню чи промоції. Це неприпустимо, під час формування списку завдань не можна забувати про такі завдання, як:

- вступні організаційні дії (такі, що попереджають початок істотної реалізації проєкту, наприклад, створення робочої групи по реалізації проєкту і розподіл доручень);

- написання поетапних звітів і підсумкового звіту з реалізації проєкту; такі елементи виступають завжди в проєктах, реалізованих при участі грантів;

- дії, пов’язані з моніторингом і оцінюванням успіхів реалізації проєкту;

- дії, пов’язані з промоцією і public relations проєкту (наприклад, збір і розсилання інформації, конференція для преси по закінченні проєкту, публікація, що підсумовує результати і досвід проєкту).

На цю діяльність також потрібний буде час, люди, приміщення, обладнання.

Завдання для досягнення успіху повинні бути конкретними, тобто чітко визначати для кого та де (цільова група та місце проведення), з часовими рамками. Як правило, тривалість проєкту не може бути більшою одного календарного року. У тоні проєкту повинна відчуватися впевненість в тому, що завдання будуть виконані, а мета досягнута.

S – specific, конкретність. Чи конкретна ціль, достатньо зрозуміла з точки зору що, як, коли і де зміниться ситуація?

M – measurable, обчислюваність. Чи піддаються цілі обчислюванню (наприклад, скільки становить збільшення, яка кількість людей)?

A – area-specific, територіальність. Чи окреслюють цілі район або групу населення?

R – realistic, реалістичність. Чи призведе виконання проєкту до перетворень та зрушень зазначених в цілях?

T – time-bound, визначеність у часі. Чи відображає ціль період часу, впродовж якого вона має бути досягнута (протягом першої чверті або першої половини запланованого проміжку часу)